Warum Sie Newsletter nicht über Outlook versenden sollten

Warum Sie Newsletter nicht über Outlook versenden sollten
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Letzte Woche habe ich einige Gründe genannt, weswegen es nicht sinnvoll ist, einen Newsletter über Outlook zu versenden. Hier nun die versprochene Fortsetzung.

Versand und Whitelisting

Um den Versand von Spam-Mails zu verhindern, ist die Anzahl der Empfänger einer einzelnen Mail bei vielen E-Mail-Providern eingeschränkt. Das bedeutet, wenn Sie eine große Mailliste haben, müssen Sie Ihren Newsletter in mehreren Schüben versenden, um alle Adressaten zu erreichen.

Diese Einschränkung haben Sie bei Verwendung eines Newsletterdienstes nicht. Sie müssen Ihren Newsletter nur einmal erstellen und in den Versand geben.

Achten Sie bei der Auswahl Ihres Newsletterdienstes bzw. der E-Mail-Marketing-Software darauf, dass der Anbieter auf der sogenannten „Whitelist“ (Positivliste) der wichtigsten Provider steht. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihr Newsletter bei diesen Providern nicht automatisch als Spam gefiltert wird und den Empfänger auch tatsächlich erreicht.

Versenden Sie Ihren Newsletter selbst über Outlook, haben Sie den Vorteil des „Whitelistings“ nicht und die Gefahr ist groß, dass ein Großteil der Mails im Spam-Filter Ihrer Adressaten landet und von diesen niemals gelesen wird. Hier finden Sie einen interessanten Artikel zur Zustellquote von Newslettern ohne Whitelisting.

Gestaltung des Newsletters

In Outlook sind Ihre Möglichkeiten, den Newsletter an Ihre Corporate Identity anzupassen, relativ eingeschränkt. Und selbst wenn Sie sich sehr viel Mühe geben, das Layout der E-Mail anzupassen, wissen Sie nicht, ob die Mail tatsächlich bei jedem Ihrer Empfänger gleich aussieht.

E-Mail-Marketing-Software wie z.B. CleverReach ermöglicht Ihnen, ein eigenes Template für Ihren Newsletter zu entwerfen oder aber aus bereits vorgefertigten Templates auszuwählen. Dadurch erhält der Newsletter einen sehr viel professionelleren Touch.

Einsatz von Autorespondern

Sie kennen Autoresponder von Outlook. Das sind die Mails, die man als Antwort auf eine eigene Mail erhält, oft mit dem Inhalt „Ich bin vom Montag bis Mittwoch nicht im Büro. Bitte kontaktieren Sie …“ oder so ähnlich.

Mit einer professionellen E-Mail-Marketing Software können Sie Autoresponder nutzen, um gezielt mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben. So besteht die Möglichkeit, Ihrem Leser direkt nach der Anmeldung zum Newsletter bereits erste Informationen zukommen zu lassen und dann im Abstand von mehreren Tagen weitere Informationen zum Thema zu liefern oder zum Beispiel auch nachzufassen, wie zufrieden der Leser mit dem Newsletter ist. Oder Sie richten einen Autoresponder ein, der Ihren Kunden automatisch an deren Geburtstag eine Glückwunschmail sendet.

Gerade wenn Ihre Leser noch keine Kunden sind ist es wichtig, den Kontakt aufrecht zu halten und sich immer wieder in Erinnerung zu bringen. Mit einem Autoresponder ist das ohne großen Aufwand möglich.

Gruppen verwalten / Zielgruppensegmentierung

Sie können mit einer E-Mail-Marketing-Lösung Ihre Adressaten in verschiedene Gruppen unterteilen (z.B. Interessenten für Seminar xyz, Teilnehmer am Webinar abc, Kunden, …) und diese durch gezielte Segmentierung noch einmal unterteilen (z.B. Leser, die im letzten Newsletter einen bestimmten Link angeklickt haben, Leser, die den letzten Newsletter nicht geöffnet haben, …).

So ist es möglich, Adressaten ganz gezielt anzusprechen, Streuverluste vermeiden und damit den Erfolg Ihres Newsletters zu steigern.

Selbstverständlich können Sie auch in Outlook Ihre Kontakte kategorisieren, aber der administrative Aufwand dafür ist ungleich höher, und die zielgerichtete Ansprache aufgrund des Leserverhaltens ist über die Outlook-Lösung nicht möglich.

Reporting

Last not least: Wenn Sie Ihren Newsletter über Outlook versenden, erfahren Sie maximal, wie viele Ihrer Leser den Newsletter nicht erhalten haben (Bounce-Meldungen). Aber genügt das, um Ihren Newsletter effizient einzusetzen und Ihr E-Mail-Marketing zu steuern?

Über eine Software-Lösung erhalten Sie umfangreiche Reports. Sie sehen zum Beispiel, wie viele Leser Ihren Newsletter erhalten haben, wie viele die Mail tatsächlich geöffnet haben, ob die gesetzen Links angeklickt wurden und wenn ja, welche. Sie erfahren aber auch, wie viele Leser sich in einem bestimmten Zeitraum vom Newsletter abgemeldet haben oder ob Ihre Mail vielleicht sogar als Spam markiert haben oder

Damit erhalten Sie wichtige Informationen über die Qualität Ihres Newsletters: Wenn wenige Leser den Newsletter öffnen, ist die Betreffzeile vielleicht nicht aussagekräftig genug. Wenn die Links nicht angeklickt werden, ist vielleicht der Aufbau des Mailings zu überdenken. Eine hohe Abmelderate und Spam-Meldungen sollten Sie zum Nachdenken veranlassen, ob der Newsletter für Ihre Leser wirklich relevante Informationen liefert.

Nutzen Sie daher die Möglichkeiten, die das E-Mail-Marketing Ihnen bietet.

Und wenn Sie jetzt nicht wissen, welche Software sich für Sie eignet, dann empfehle ich an dieser Stelle gern noch einmal CleverReach. CleverReach ist eine webbasierte Lösung, die einfach zu handhaben ist und trotzdem viele Möglichkeiten bietet.

Für kleine Listen mit bis zu 250 Empfängern und maximal 1.000 E-Mails pro Monat ist CleverReach sogar kostenfrei, so dass Sie ohne Risiko erste Erfahrungen sammeln können.

Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, helfe ich Ihnen selbstverständlich gern weiter.

Und nun freue ich mich auf Ihre Fragen, Anregungen und auch konstruktive Kritik in den Kommentaren zu diesem Artikel.

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3 Responses to Warum Sie Newsletter nicht über Outlook versenden sollten

  1. Pingback: Vorteile E-Mail-Marketing Software gegenüber Outlook › BüroSmart

  2. Ich habe mich heute mal mit der Newsletter Software beschäftigt und
    danke dir für diesen Artikel.

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