Schreiben Sie Ihren Newsletter noch in Outlook?

Schreiben Sie Ihren Newsletter noch in Outlook?
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Die letzte Woche erhielt ich mal wieder einen Newsletter, der offensichtlich aus Outlook heraus versendet wurde.

Sicher, kann man machen. Aber wenn man einen Newsletter wirklich effizient nutzen möchte, ist es sinnvoll darüber nachzudenken, dafür eine E-Mail-Marketing-Sofware wie zum Beispiel CleverReach zu nutzen.

Warum? Dafür gibt es viele Gründe:

Anmeldeprozess

Sie dürfen einen Newsletter nur an jemanden versenden, der entweder bereits mit Ihnen in einer Geschäftsbeziehung steht oder aber Ihnen sein ausdrückliches Einverständnis für den Empfang eines Newsletters erteilt hat.

Wenn Sie Ihre Adresslisten in Outlook verwalten, ist dieser Nachweis für Empfänger, die nicht in einer Geschäftsbeziehung mit Ihnen stehen, schwer zu führen bzw. ist die Verwaltung der Einverständniserklärungen aufwändig und arbeitsintensiv.

Wenn Sie dagegen eine E-Mail-Marketing-Software verwenden wird über das sogenannte „Double-Opt-In“-Verfahren (der Interessent erhält nach Anmeldung eine E-Mail mit einem Anmelde-Link, den er bestätigen muss) sicher gestellt, dass der Newsletter tatsächlich nur an Leser verschickt wird, die diesen auch tatsächlich erhalten wollen.

Ein entsprechendes Anmeldeformular kann über die Software erstellt und problemlos in Ihre Website eingebunden werden.

Abmeldungen

Ihre Leser müssen außerdem die Möglichkeit haben, sich problemlos wieder von Ihrem Newsletter abzumelden.

Verwenden Sie Outlook als Versandlösung, wird die Abmeldung nur manuell per E-Mail erfolgen können (beliebte Vorgehensweise: „Wenn Sie diesen Newsletter nicht mehr erhalten möchten, senden Sie mir bitte eine Mail mit dem Betreff „Abmelden“).

Wenn Sie sehr viele Adressaten mit Ihrem Newsletter anschreiben, müssen Sie alle manuellen Abmeldungen aus den Bounce-Meldungen (E-Mail nicht zustellbar) und Autorespondern („Ich bin vom xx – xx nicht im Büro“) herausfiltern. Das ist zum einen ausgesprochen aufwändig und erhöht die Fehleranfälligkeit und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie doch einmal vergessen, jemanden aus der Liste auszutragen.

Mit einer E-Mail-Marketing-Software stellen Sie Ihren Lesern direkt in der Mail einen Abmeldelink zur Verfügung, den diese nur anklicken müssen, um sofort aus der Mailingliste ausgetragen zu werden.

Nicht zustellbare E-Mails

Wenn eine E-Mail aus verschiedensten Gründen dem Empfänger nicht zugestellt werden kann (z.B. Postfach voll, Server kurzfristig nicht erreichbar, …), dann wird mit einer Outlook-Lösung diese Mail definitiv nicht zugestellt und sie erhalten eine Fehlermeldung in Ihrem Postach.

Eine E-Mail-Marketing-Software unterscheidet bei Zustellschwierigkeiten zwischen „Soft-Bounce“ und „Hard-Bounce“.

Ein sogenannter Hard-Bounce entsteht, wenn zum Beispiel die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist (zum Beispiel „beispiel@xmg.de“ anstatt „beispiel@gmx.de“) und die Mail daher definitiv nicht zugestellt werden kann.

Unter „Soft-Bounce“ versteht man die oben schon erwähnten Beispiele (volles Postfach, Serverausfall etc.). Bei diesen vorübergehenden Störungen kann es sein, dass die Mail ein paar Stunden später doch noch zugestellt werden kann. Die Software wird also noch einige Male versuchen, die Mail zuzustellen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger sie doch noch erhält.

Sollte die Mail tatsächlich nicht zugestellt werden können, wird die entsprechende Mail-Adresse in der Mailingliste in der Regel als „Bounce“ markiert und Sie können ihre Listen so relativ problemlos bereinigen.

Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Gründe, warum es nicht sinnvoll ist, einen Newsletter über Outlook zu versenden – Hier geht es weiter …

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