Outsourcing – Was bringt das?

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Auch wenn beim Outsourcing vermutlich der Kostenfaktor immer eine Rolle spielt, es gibt darüber hinaus weitere Vorteile, die für das Outsourcing sprechen:

Kosten:

Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft eines Unternehmens gehören, generieren in der Regel keine Erträge. Dazu gehören zum Beispiel das Rechnungswesen, die Buchhaltung, das Marketing, die Wartung der EDV, etc.

Hat das Unternehmen für diese Aufgaben fest angestellte Mitarbeiter, so fallen für diese fixe Kosten an, unabhängig vom Umsatz und der Auftragslage des Unternehmens.

Die Auslagerung dieser Tätigkeiten schafft dabei doppelte Entlastung: Es werden zeitliche Freiräume geschaffen, sich gewinnbringenderen Aufgaben (Kundentermine, Entwicklung neuer Produkte, etc.) zu widmen. Außerdem kann der Fixkostenblock deutlich reduziert werden, wenn die Tätigkeiten nur nach tatsächlichem
Arbeitsanfall abgerechnet werden.

Qualität:

Gerade in kleineren Unternehmen ist es schwierig, für alle Teilbereiche umfassende Fachkenntnisse vorzuhalten. Dadurch werden Arbeitsabläufe oft ineffizienter als notwendig oder es wird viel zu viel Zeit darauf verwendet, bestimmte Dinge zu erledigen.

Werden solche Aufgaben an einen fachkundigen Dritten delegiert, kann dieser aufgrund seiner Erfahrung und Expertise diese oft deutlich schneller erledigen als ein Sachbearbeiter des Unternehmens, der sich neben seinem normalen Tagesgeschäft damit beschäftigen muss.

Zudem kann ein Wissenstransfer vom Experten in das Unternehmen hinein erfolgen, wodurch langfristig die Qualität der Arbeitsabläufe verbessert werden kann.

Unternehmensgröße:

Ein kleines Unternehmen, möglicherweise ein Einzelunternehmer, läuft schnell Gefahr, sich im Dickicht der administrativen Tätigkeiten zu verirren. Der Zeitaufwand für notwendige, aber nicht profitable Aufgaben ist oft so groß, dass nicht mehr genügend zeitlicher Freiraum vorhanden ist, um sich aktiv um die Weiterentwicklung des Unternehmens zu kümmern.

Die Einstellung von fest angestellten Mitarbeitern zur Entlastung ist in kleineren Unternehmen aufgrund der damit verbundenen fixen Kostenbelastung keine Option, zumal die Personalkosten auch dann zu tragen sind, wenn die Auftragslage einmal nicht so gut ist.

Bestimmte Aufgaben an betriebsfremde Personen abzugeben kann eine deutliche Entlastung für den Unternehmer bedeuten. Die dadurch freiwerdenden Kapazitäten können genutzt werden, um aktiv die Weiterentwicklung von Produkten oder Dienstleistungen voran zu treiben.

Was kann outsourct werden?

Outsourcing ist kein Privileg großer Unternehmen. Auch für kleine Unternehmen, Selbständige und Freiberufler gibt es Möglichkeiten, die tägliche Arbeitsbelastung durch externe Unterstützung zu reduzieren.

Ein ganz klassisches Beispiel ist die Reinigungskraft. Ob Reinigungsfirma oder Putzfee, es ist eine große Entlastung, sich nicht auch noch darum kümmern zu müssen, dass die Staubfussel im Büro oder der Privatwohnung nicht überhand nehmen.

Betriebliche Aufgaben, die zum Outsourcing geeignet sind:

  • Buchhaltung
  • Rechnungswesen
  • Betreuung der EDV Soft- und Hardware
  • Marketing

Für Entlastungen im privaten Bereich:

Virtuelle Assistenz

Eine weiterer Möglichkeit, sich bei den alltäglichen Aufgaben unterstützen zu lassen, sind virtuelle Assistenten (VA). Diese arbeiten in der Regel aus dem Home-Office und können alle Aufgaben übernehmen, die über das Internet, via Telefon, E-Mail oder Skype erledigt werden können. Eine räumliche Nähe zum Auftraggeber ist dafür nicht notwendig.

Typische Aufgaben, die ein virtueller Assistent übernehmen kann sind zum Beispiel

  • Webrecherche
  • Übersetzungen
  • Blog-Support
  • Webdesign
  • E-Mail-Management
  • Reiseplanung
  • Eventmanagement
  • Telefonservice

Der Auftraggeber des virtuellen Assistenten profitiert dabei im besonderen Maße von dessen Erfahrung auf seinem Gebiet.

Was ist bei der Beauftragung eines virtuellen Assistenten zu beachten?

Absolut unverzichtbar bei der Beauftragung eines virtuellen Assistenten ist eine offene und klare Kommunikation. Nur, wenn der VA genau weiß, was der Auftraggeber von ihm erwartet, kann er ein perfektes Ergebnis liefern.

Daher empfiehlt sich ein Briefing für jeden Auftrag, am besten per Telefon oder Skype. Von einer Abstimmung nur via E-Mail halte ich persönlich nicht viel, da es hierbei zu Missverständnissen und in der Folge zu Unzufriedenheit auf beiden Seiten kommen kann.

Wichtig ist natürlich auch, dass der virtuelle Assistent bei Unklarheiten unverzüglich nachfragt und nicht versucht, das „vermutlich“ gewünschte Ergebnis zu liefern.

Wie denken Sie zu diesem Thema? Ist Outsourcing für Sie eine interessante Option? Welche Erfahrungen haben Sie in diesem Zusammenhang bereits gemacht? Ich bin gespannt auf Ihre Meinungen.

Viele Grüße
Michaela Steidl

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3 Responses to Outsourcing – Was bringt das?

  1. Aus unternehmerischer Sicht ist die Auslagerung zu begrüßen. Die Kosten sind niedrig bis sehr gering. Für die Arbeitnehmer bleibt aber nicht viel. Sie können höchstens flexibel ein paar Nebeneinkünfte generieren.

  2. Hallo Herr Todt,

    herzlichen Dank für ihren Kommentar.

    Allerdings bin ich mit Ihnen nicht ganz einer Meinung, dass für die Arbeitnehmer (oder „Auftragnehmer“, wenn es sich um selbstständige Anbieter handelt 🙂 ) nicht viel übrig bleibt. Die Delegation von Aufgaben kann durchaus für beide Seiten eine Win-Win-Situation sein – Das setzt aber natürlich voraus, dass angemesssene Preise vereinbart werden.

    Herzliche Grüße
    Michaela Steidl

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